Manual AVAS - Utilidades

Recuperar Respaldo: Permite Recuperar datos desde una copia de Respaldo existente.

Registrar AVAS: Permite Registrar el producto de Software AVAS mediante una clave de registración.

CopdeEmpaOt

Aquí debe seleccionar una empresa origen y otra destino, una vez hecho esto la pantalla toma el aspecto que podemos ver más abajo.

copiar1_0

En la sección "Partes a copiar" seleccione las partes que quiera que se copien desde la empresa origen hacia la empresa destino.

Las secciones "Ejercicio origen" y "Ejercicio destino" solo se hacen visibles si se marca alguna de las tres casillas de chequeo de "Asientos ..." en la sección "Partes a copiar". En este caso debemos indicar allí el Ejercicio origen. Respecto al ejercicio destino, este se puede seleccionar de la misma forma que el ejercicio origen o crear uno nuevo (como en la figura) poniendo su descripción y las fechas de inicio y fin.

Si Ud. instala la versión 2.0 de AVAS sobre una instalación de versión anterior, permite actualizar las bases de datos (Empresas) para que puedan ser utilizadas con esta nueva versión. Al seleccionar esta opción surgirá el siguiente cuadro:

Si selecciona [Aceptar] comenzará el proceso de actualización que demorará unos pocos segundos para cada base que tenga que ser actualizada.

Seleccionando (Utilidades > Importar de Conta2001) se ingresa al cuadro de diálogo siguiente:

Import20011

Aquí debe seleccionar una base de datos origen de formato Conta2001 y una empresa destino en formato AVAS, una vez hecho esto la pantalla toma el aspecto que podemos ver más abajo.

Import20012

En la sección "Partes a copiar" seleccione las partes que quiera que se copien desde la empresa origen hacia la empresa destino.

Marcando "Eliminar nivel1" se puede eliminar el primer nivel en los planes de cuenta conta2001 que tengan repetido el primer nivel por ej. (1 ACTIVO - 1.1 ACTIVO, 2 PASIVO - 2.1 PASIVO). Utilice esta opción con cautela y revise bien el plan de cuentas importado para constatar que todo está correcto.

Permite importar ejercicios desde la versión TCPro. Seleccionando (Utilidades > Importar de TCPro) se accede al cuadro de diálogo Abrir de Windows donde tenemos que seleccionar el archivo "CTASDAT.PRO" de un ejercicio dado, por ejemplo desde "c:\@conta\001\ctasdat.pro". una vez hecho esto inmediatamente comienzan a importarse los datos. Se muestra finalmente un mensaje informando que el proceso ha terminado.

Permite importar comprobantes desde un archivo de texto donde los campos están separados por tabuladores.

Antes de ver como importar estos archivos veamos como podemos crear un archivo de importación de comprobantes.

El archivo puede ser preparado con Excel utilizando una planilla como la siguiente:

y guardandolo como archivo de texto separado por tabuladores. Obtendrá como resultado un archivo de extensión 'txt', por ejemplo 'ventas.txt'.

1. FECHA: La fecha del comprobante con el formato corto de fechas que tenga establecido en Windows (Ver configuración regional), normalmente 'DD/MM/AAAA'. Para ser válido un comprobante, su campo FECHA deberá comenzar con un número. Esto permite marcar una linea para que sea ignorada por el proceso de importación borrando la fecha o poniendo en su lugar un texto que comience con una letra o caracter no numérico. En el ejemplo puede ver que la linea de cabecera cumple con esta condición (con el texto 'FECHA') por lo que será ignorada por el proceso de importación.

5. COD: Identificador de Proveedor/Cliente. Puede ser identificado de tres maneras distintas:

6. REF: Referencia. Se guardará en el campo Referencia del comprobante. Vea el punto 5 de la sección Asientos de Compras

Una vez que Ud. disponga de un archivo de comprobantes adecuado para ser importado, seleccione (Utilidades > Importar Comprobantes...) y pasará al siguiente cuadro de diálogo:

copycompro1

Primeramente deberá seleccionar el archivo de comprobantes, a continuación indicar si se trata de Compras o Ventas. Después el mes al que corresponden los comprobantes.

También debe indicar el origen de la configuración de conceptos:

a) De la tabla común de Conceptos (ver Conceptos de Comprobantes de Compras).

b) De la tabla de Conceptos del Proveedor/Cliente bajo la solapa "Conceptos de Facturación".

Así las cuentas asignadas a los conceptos (columnas 7 al 14) se harán en forma autómática en base a la tabla seleccionada.

Por último deberá indicar el contenido de la columna 5 que sirve para identificar al Proveedor/Cliente.

Finalmente pulsando [Aceptar] se iniciará la importación de comprobantes generándose un fichero de texto con el nombre 'resultado.txt'. Podremos verlo con cualquier editor de textos vea abajo una vista hecha con el Notepad.

La primer columna nos indica el número de linea procesado. Cada linea aparece por duplicado (menos las ignoradas), la pri++mer linea nos muestra los datos y la segunda el resultado de la operación. Si hubo algún error se lo muestra como en el caso de la linea 2 y si la linea es aceptada, vea la linea 3 con el contenido (3 1 ok), donde 3 es el número de linea, 1 es el número de comprobante ingresado y ok nos indica que no hubo errores.

Para 0 y 1 no se muestra en 'resultado.txt'. si el número es mayor de 6 se trata de un error de lectura del archivo.

Permite realizar copias de respaldo de la empresa abierta en ese momento. Seleccionando (Utilidades > Crear Respaldo) se pasa a un cuadro donde debemos seleccionar la carpeta donde se va a guardar el respaldo. En unos instantes el proceso termina con un mensaje como el siguiente:

El archivo generado será del formato comprimido 'zip' conteniendo el archivo de empresa de formato 'ava'. Si el archivo de empresa es por ej. 'demo.ava' el archivo respaldo tendrá el nombre 'demoDD-MM-AAAA.zip' donde 'DD-MM-AAAA' es la fecha actual.

Permite recuperar una copia de respaldo existente. Este proceso no afecta para nada a la empresa abierta en ese momento, simplemente procesa el archivo de respaldo en formato 'zip' extrayendo de este el archivo empresa en formato 'ava' y ubicándolo en la carpeta que se indique y con el nombre que se indique.

Seleccionando (Utilidades > Recuperar Respaldo) se pasa a un cuadro donde debemos seleccionar el archivo de respaldo en formato 'zip' de donde recuperaremos la empresa y seguidamente la carpeta donde guardaremos el archivo de empresa extraido en formato 'ava'. Tenga en cuenta que si en la carpeta destino ya existe un archivo del mismo nombre este será sobreescrito.

Permite administrar los usuarios del sistema AVAS. Seleccionando (Utilidades > Usuarios) surge el cuador de diálogo siguiente:

ModUsuar

Se pueden tener hasta 6 usuarios del sistema. todos menos el usuario 0 (Supervisor) pueden ser asignados con un nivel de restricciones entre 0 y 4. El nivel 0 no está restringido en ningún aspecto y el nivel 4 es el más restrictivo que solamente puede visualizar datos. En la figura o entrando al cuadro puede ver claramente las restricciones a cada nivel. Inicialmente los nombres están asignados como Supervisor, Operador1, Operador2, etc. pero Ud. puede cambiarlos por el nombre que desee siempre que ingrese como supervisor o con un usuario de nivel 0.

Permite asignar contraseñas a los usuarios. Seleccionando (Utilidades > Contraseñas) surge el cuadro de diálogo siguiente:

password1

Aquí se selecciona el usuario y se ingresa la nueva contraseña. Por seguridad se pide que se ingrese esta dos veces. Inicialmente todas las contraseñas están en blanco pero se sugiere que asigne como mínimo una contraseña para el usuario 0. No habría problema con el resto de los usuarios mientras se mantengan con nivel 4. Posteriormente si necesita tener operadores, puede ir asignandoles los números de usuario del 1 al 6 y ajustando sus niveles según la tarea que realicen.

Permite establecer parámetros para configurar algunas de las funcionalidades de AVAS a saber:

Los saldos del balance se van actualizando a medida que se ingresan y/o modifican los asientos, pero podría llegar a ocurrir que debido a alguna caida del sistema, corte de energía, etc. este quedara desactualizado. La solución es recalcular todos los saldos del balance en base a los asientos existentes; esto se puede hacer en forma manual desde (Contabilidad > Cuentas > Procesos útiles), pero tal vez sea más práctico que este proceso se realice automáticamente, para ello agregamos tres opciones para automatizar este proceso.

Cada vez que Ud. selecciona una cuenta en la pantalla Cuentas el saldo para esta cuenta es recalculado en base a los asientos existentes y comparado con el saldo del balance. Si se detecta una diferencia y Ud. tiene marcada esta opción, al salir de la pantalla cuentas se realizará un recalculo completo de todos los saldos del balance.

Al solicitar el informe Balance es deseable que los valores que se impriman sean confiables asi que sería muy conveniente que se realice su recálculo justo antes de la impresión.

Marcando esta opción hara que los saldos del balance se recalculen todas las veces que se cierre AVAS.

Para contabilidades que no superen los 1000 asientos no habría inconvenientes en marcar las tres opciones pero para contabilidades con muy muchos movimientos el proceso de recálculo podría tomar varios minutos.

Esta opción se puede marcar para que se ejecute cada vez que se ingrese a la pantalla de Asientos. Este proceso recalcula los saldos que se muestran a la derecha de cada asiento y los reenumera comenzando con el número inicial que se establezca. Ud. puede optar por hacer este proceso en forma manual desde (Contabilidad > Asientos > Reenumerar).

Desde aquí puede seleccionar los tipo de letra y color de las pantallas Cuentas y Asientos. Puede hacerlo teniendo abierta la pantalla que quiere modificar para poder ver inmediatamente los efectos producidos por los cambios realizados.

Si hay algo que no quedó claro o tiene preguntas no respondidas por esta ayuda, o encontró algún error, por favor no dude en contactarnos en nuestro sitio http://avasconta.com.ar/contacto.html.