Manual AVAS - Contabilidad

Mediante el Submenú Contabilidad se pueden realizar las siguientes operaciones:

Asientos de Cierre: Permite generar los asientos de refundición de cuentas de resultado y cierre del ejercicio.

Su función es la de permitir crear y mantener el Plan de Cuentas de la Empresa. Cuando se selecciona esta opción se visualiza la pantalla Cuentas. Inicialmente aparecen las Cuentas Genéricas.

Esta pantalla se divide en 3 partes: el listado de Cuentas en la parte superior, en la parte inferior de la pantalla los asientos correspondientes a la cuenta seleccionada en el listado de Cuentas, aqui se puede modificar y borrar el asiento seleccionado. En la izquierda de la pantalla se encuentra un menu para trabajar con las Cuentas.

Seleccionando (Contabilidad > Cuentas) entramos a la pantalla del Plan de Cuentas de la empresa abierta en ese momento.

La codificación del Plan de cuentas puede ser arbitrariamente elegida por el Contador de la Empresa y puede tener la cantidad de niveles que sean necesarios (máximo 5 niveles), usualmente se sigue una codificación como la siguiente:

Una Cuenta queda identificada a través de su Código que tiene el siguiente formato:

Una vez asignado el Código éste ya no se puede modificar, esto es debido a que si se permitiera hacerlo estariamos cambiando la identidad de la Cuenta, cosa que no se puede hacer.

Cuando creamos una nueva Cuenta tenemos la opción de definirla como Cuenta de Grupo (

) o Cuenta imputable (

), a esto le llamamos el "tipo" de Cuenta, igual que con el Código, una vez creada la Cuenta, el tipo ya no se puede modificar, para hacerlo habría que borrar la Cuenta y crearla nuevamente.

Unicamente las Cuentas imputables pueden ser utilizadas cuando se ingresan los asientos, las otras cuentas (no imputables), son cuentas totalizadoras, de tal forma que (de acuerdo al ejemplo) un asiento que afecte a la Cuenta 1.1.1.1 (Caja), modificará automáticamente los saldos de todas las cuentas de mayor jerarquía que la contienen, en este caso, DISPONIBILIDADES, ACTIVO CORRIENTE Y ACTIVO.

Dentro del Arbol jerárquico del Plan de Cuentas, se dice que: Cuenta Madre de una Cuenta, es la Cuenta de nivel jerárquico inmediato superior, y Cuentas Hijas las Cuentas Subordinadas de jerarquía inmediata inferior. Una cuenta de Primer nivel no tiene Cuenta Madre y una cuenta de nivel 5 no puede tener cuentas hijas y debe ser siempre imputable.

2) En un grupo solo puede haber Cuentas del mismo tipo, no pudiendo coexistir en el mismo grupo Cuentas Imputables y de Grupo.

3) Puede haber como máximo 5 niveles y una cuenta de nivel 5 debe ser siempre imputable.

A medida que se va creando el plan de cuentas, AVAS va cuidando el orden en que las Cuentas son creadas a fin de evitar incongruencias. Por ejemplo, no es posible crear una cuenta antes que su Cuenta Madre o asignar a dos cuentas distintas el mismo Código.

Su función es la de permitir crear y mantener los Asientos Contables de cada Empresa. Al seleccionar esta opción surge la ventana Asientos. Inicialmente aparecen en esta pantalla los asientos Genéricos.

Aquí podemos ver los asientos correspondientes al ejercicio corriente de la empresa abierta en ese momento.

1) El listado de asientos del ejercicio (en la parte superior). El listado de asientos normalmente está ordenado por Fecha y está compuesto por las siguientes columnas: Número de Ejercicio, Fecha del Asiento asignada por el operador al crearse éste, Número del asiento asignado automáticamente en forma consecutiva al momento de su creación, Descripción del asiento ingresada por el operador al ser este creado, Número de Apuntes del asiento.

2) En la parte inferior están los Apuntes del asiento seleccionado del listado de asientos (de la parte superior).

3) A la izquierda de los anteriores se encuentra el Menú lateral que permite operar sobre los datos de la pantalla. ver Asientos. Agregar, Modificar y Borrar.

Seleccionando (Contabilidad > Asientos) entramos a la pantalla de Asientos Tipo. Para agregar uno nuevo hacemos click sobre el botón Agregar y pasamos a la pantalla que vemos abajo a la derecha

asiTipo

donde ingresamos una descripción (Nombre) para el asiento tipo y tantas lineas como necesitemos (una por cada apunte).

asitipo2

En concepto ingresamos una descripcón en lenguaje no técnico para que la entienda el operador y definimos en la columna "Cr/De" si la imputación se hace al Debe o al Haber y en la columna "Cuenta" seleccionamos la cuenta a la que se va a imputar. No se especifica el importe ya que solo estamos definiendo un esquema de asiento y estos se ingresarán cuando utilicemos el asiento tipo en (Contabilidad > Asientos > Agregar Genérico c/Asiento Tipo).

LateralAsi2

Seleccionemos en el menú lateral "Genér. c/As.Tipo" y pasaremos a la pantalla que podemos ver abajo

Hagamos click sobre el botón [Genér.c/As.Tipo] y veremos la pantalla de ingreso de asientos genéricos.

AddAsiTip1

Pongamos la fecha "03/01/2000" y la descripción "Depósito bancario" y en el botón bajo el título "Asiento Tipo" seleccionemos "Depósito bancario" que es el único creado hasta el momento y se desplegará por debajo la configuración establecida para ese asiento tipo. Allí lo único que queda por llenar son los importes y opcionalmente un detalle para cada apunte. Si fuera necesario podríamos agregar o quitar apuntes o cambiar las cuentas que intervienen. Una vez completado, haciendo click en el botón [Aceptar] guardamos el asiento.

Seleccionando (Contabilidad > Indices de Ajuste) pasamos a la pantalla de Indices de Ajuste.

IndAjus3

Con el botón [Agregar] pasamos a un formulario donde ingresamos el mes, el año y cuatro índices. con un solo índice sería suficiente pero el tener más de una opción le permite obtener ajustes por diversas variables, por ejemplo, podría cargar en INDIDE1 el indice "costo de vida", en INDICE 2 el índice mayorista no agropecuario, en INDICE 3 la cotización del dolar, etc.

Con el botón Aceptar guardamos los datos ingresados.

Secciones relacionadas:

Conceptos Básicos (Que son Indices de ajuste?).

Seleccionando (Contabilidad > Asientos de Cierre) pasamos a la pantalla de "Generación de Asientos de Cierre" que podemos ver abajo.

En esta pantalla podemos generar dos asientos únicos requeridos por toda contabilidad al terminar el ejercicio contable, que son 1) El asiento de refundición de cuentas de resultado y 2) El asiento de cierre del ejercicio. Marcando las correspondientes casillas de chequeo indicamos los asientos que queremos generar.

asicierre1

Al marcarlos, los controles relacionados se habilitan para ingresar la información requerida, en ambos casos debemos ingresar la fecha del asiento, para el asiento de refundición debemos indicar dos cuentas; la cuenta madre de Resultados, en nuestro ejemplo [4 RESULTADOS] y la cuenta a la que se imputará el resultado calculado. Finalmente haciendo click en [Aceptar] el proceso se inicia y en unos instantes obtenemos un mensaje con el resultado de la operación.

asicierre2

En la barra de título de AVAS en el area donde vemos los datos del ejercicio corriente hay dos caracteres especiales que nos indican si el asiento de refundición y cierre ya han sido creados.

El caracter ! indica que el asiento de refundición existe y el caracter # indica que el asiento de cierre existe.

Seleccionando (Contabilidad > Importar Asientos) pasamos al diálogo que se ve abajo:

Antes de utilizar esta pantalla debemos tener un archivo de texto creado con Excel y entonces mediante el botón [...] lo cargaremos en esta pantalla donde veremos cada uno de los asientos a importar extraidos desde el archivo texto. Entonces, antes de dar más detalles sobre el uso de esta pantalla pasaremos a considerar como crear el archivo texto que necesitamos introducir aquí.

Supongamos que Ud. recibe un extracto de su cuenta bancaria en un archivo Excel (xls) con el siguiente formato:

El listado de movimientos está ordenado por fecha pero para armar los asientos necesitaremos ordenarlos por código de movimiento, así que ordenemos el listado por la columna COD-MOV como se muestra abajo:

Vemos ahora tres grupos de movimientos; 3 lineas para el código 103, tres lineas para el 4010 y dos lineas para el 30014.

Despuués distribuyamos las columnas como se muestra abajo dejando las columnas B y C en blanco.

Separemos los grupos insertando las lineas en blanco necesarias. Cada grupo dará origen a un asiento. Agreguemos una linea de cabecera del asiento al inicio de cada uno de los grupos y en las columnas B y C que habíamos dejado en blanco introduzcamos los códigos de las cuentas que van a intervenir en el asiento: en la columna CTA-SALDO el código de la cuenta para la suma de importes o del saldo en el caso de tener importes en ambas columnas DEBITO y CREDITO. En la columna CTA-MOV introduzca el código de la cuente que se va a aplicar a todos los movimientos, si existieran movimientos con cuentas distintas deberá colocarse el codigo correspondiente para cada una, pero las que se dejen en blanco serán reemplazadas por el código que se coloque en la cabecera. En la columna CONCEPTO, en la cabecera, se colocó el concepto del asiento y se dejaron en blanco los conceptos repetidos de los movimientos. Si hubiera conceptos distintos para cada movimiento puede dejarlos, formarán parte del detalle de la imputación. Las columnas G H e I son opcionales, si están presentes en la cabecera son agregadas al concepto del asiento, si están en los movimientos son agregados al detalle de estos.

Cuando va a introducir los códigos de las cuentas podría tener inconvenientes en introcucir los puntos separadores ya que si utiliza el punto del teclado numérico, en lugar de puntos obtendrá comas. Para introducir puntos utilice la tecla punto que está en la parte izquierda del teclado.

Finalmente deberá guardar el trabajo archivo tipo "texto (separado por tabuladores) (*.txt)". Supongamos que guardó el trabajo en el archivo "extracto1.txt", después vaya con el explorador de archivos y haga doble click sobre el mismo y este se abrirá con el block de notas y lo verá con el siguiente aspecto:

Cierre el block de notas y abra el diálogo que mencionamos al inicio de esta sección con (Contabilidad > Importar Asientos) y desde el botón [...] abramos nuestro archivo texto "extracto1.txt" y verá la siguiente pantalla:

Para pasar estos asientos a la contabilidad presione el botón [Importar] y verá el siguiente mensaje indicándole la cantidad de asientos que fueron importados.

Seleccionando (Contabilidad > Paquete de Asientos > Generar) pasamos al diálogo que se ve abajo. Tenemos varios tipos de paquetes que podemos elegir a saber:

1) Asientos independientes: Copia al paquete los asientos del ejercicio corriente cuyas fechas estén en el rango indicado.

2) Resumen de sumas: Se procesan todos los asientos cuyas fechas estén en el rango indicado y se obtiene un solo asiento donde cada cuenta tiene un apunte con la suma de los importes al DEBE y otro apunte con la suma de los importes al HABER.

paquetes1

3) Resumen de saldos: Igual que en el caso anterior se procesan todas las cuentas del rango, pero en este caso se genera un solo apunte por cuenta con el saldo diferencia entre los importes al DEBE y al HABER.

4) Asiento de Ajuste por Inflación: Se calcula de la siguiente manera; se procesan todos los asientos del rango y se suman para cada cuenta las diferencias entre los importes históricos y estos mismos importes reexpresados a la fecha de fin del rango. La suma de las diferencias se asigna a la cuenta de Ajuste (REI) que se debe indicar.

5) Asiento Resumen: Se genera un paquete donde para cada mes del rango se genera un asiento resumen como el de la opción 3.

Finalmente hacemos click sobre el botón [Aceptar] y pasamos al diálogo Guardar de Windows donde asignamos un nombre al paquete y la carpeta donde se guardará, después comienza el proceso de cálculo con una pantalla que va mostrando el progreso de la operación mostrando la cantidad de apuntes y asientos que ya se han generado.

Seleccionando (Contabilidad > Paquete de Asientos > Importar) pasamos al diálogo que se ve abajo.

paquetes2

Haciendo click en el botón [...] de Abrir Paquete ubicamos mediante un diálogo el archivo de paquete que queremos abrir, una vez seleccionado este vemos el nombre del archivo y la ruta, en la figura G:\0Delph7\AVAS2006\Bin\Datos\Resumen.PAQ y también se muestra en el area "Datos del paquete" los datos más relevantes de este. Más abajo podemos seleccionar un rango de fecha y el tipo de asiento (Genérico, Compra, Venta) a fin de definir que asientos se importarán. Después con el botón [Verificar] podemos verificar los asientos del paquete y ver si estos pueden ser importados y/o importarlos con el botón [Importar].

Al importar paquetes debemos estar muy seguros de lo que hacemos ya que podríamos estar duplicando información o agregando una cantidad muy grande de asientos que harían bastante difícil volver a la situación anterior.

menuContInf

Brevemente describiremos cada uno de estos:

1) Plan de cuentas: Listado del plan de cuentas incluyendo para cada cuenta el código, el ID y el Nombre. Podemos configurarlo estableciendo un rango de cuentas y los tipos a incluir (Genéricas, Compras y Ventas).

2) Balance: Listado de las cuentas con su Código, Nombre y Saldo para cada nivel. Podemos configurar el informe definiendo un rango de cuentas, un rango de fechas, los niveles de cuentas a incluir (1- 5) y si incluiremos o no las cuentas sin movimientos.

3) Diario: Listado de Asientos con la cabecera y los apuntes. La cabecera con la Fecha, el Número del Asiento y su Descripción y los apuntes con el código y nombre de la cuenta, el detalle y el importe al DEBE o al HABER.

Podemos configurar un rango de fechas, si incluiremos las sumas iguales al final y si se incluirá o no el asiento de apertura.

4) Diario Resumido: Con el mismo formato del punto anterior y en forma similar al punto 5 de Paquete de Asientos > Generar se genera un asiento resumen por cada mes del rango indicado. Como opciones de configuración podemos seleccionar un rango de fechas, si se incluirán las sumas iguales al final y si se incluirá o no el asiento de apertura, si se generará un solo asiento o un asiento por mes y con que número se iniciará la numeración de asientos.

5) Mayor: Es un informe semejante a un estado de cuentas. Para cada cuenta se lista una cabecera con el código y el nombre de la cuenta y a continuación el listado de apuntes, comenzando opcionalmente con el saldo de arrastre hasta inicio del periodo que se informa siguiendo con los apuntes con la fecha, número de asiento, su descripción y detalle y el importe al DEBE o al HABER y el Saldo.

Podemos configurar el informe definiendo un rango de cuentas, un rango de fechas, si se listará cada cuenta en una hoja separada y si se arrastrarán los saldos desde el inicio de ejercicio.

6) Sumas y Saldos: Para cada cuenta (incluyendo las de grupo) se presenta un informe de saldos mensuales como se puede ver en la figura.

Podemos configurar el informe definiendo un rango de cuentas, un rango de fechas y un rango de niveles.

7) Ajuste por inflación: Es un informe pormenorizado de las operaciones realizadas para obtener el saldo de cada una de las cuentas para el asiento de ajuste por inflación obtenido al generar un paquete con (Contabilidad > Paquetes de Asientos > Generar) y seleccionando la opción Asiento de Ajuste por Inflación. Se puede configurar el informe indicando un rango de fechas. Tenga presente que solo se procesarán las cuentas ajustables y el índice de los meses del rango indicado deben estar cargados.

Si hay algo que no quedó claro o tiene preguntas no respondidas por esta ayuda, o encontró algún error, por favor no dude en contactarnos en nuestro sitio http://avasconta.com.ar/contacto.html.